Stehst du gerade vor der herausfordernden Aufgabe, ein unvergessliches Fest für deine Firma zu organisieren? Natürlich könntest du es dir leicht machen und eine Eventagentur beauftragen. Die kümmert sich um alles und du musst es nur noch abnicken. Der Nachteil: Der persönliche Touch geht verloren. Und es kostet dich bzw. deine Firma extra.

 

Die Frage ist, ob du überhaupt eine Eventagentur benötigst? Denn eigentlich ist es gar nicht mal so schwer, die Planung des Sommerfestes für die Firma selbst in die Hand zu nehmen. Mit ein bisschen Zeit, einer Prise Know-how und einer Portion Gelassenheit bekommst du das hin.

 

Wenn du diesen Artikel gelesen hast, wirst du wissen, dass es gar nicht mal so schwer ist, eine Betriebsfeier zu organisieren. Und wenn dir dein Chef dafür Phasen während deiner regulären Arbeitszeit zugesteht, ist es doch eine nette Abwechslung für einen monotonen Arbeitstag, nicht wahr?

 

 

Solltest du in der Vergangenheit bereits Firmenfeiern organisiert haben, bist du wahrscheinlich schon ein alter Hase und weißt, wie die Dinge funktionieren. Wenn dir jedoch in diesem Jahr zum ersten Mal die Ehre zuteil wird, das betriebsinterne Fest zu planen, habe ich hier einen 10-Punkte-Plan, mit dem dein Sommerfest garantiert gelingt:

Teamwork macht sich nicht nur während der „normalen“ Arbeit bezahlt, sondern auch bei der Organisation von Events. Nicht umsonst arbeiten Eventagenturen immer in Teams. Jedes Team ist für die Durchführung eines bestimmten Events zuständig.

 

Wenn du also das Sommerfest für dein Unternehmen planst, macht es Sinn, dass du dir Verstärkung suchst. Ich gehe mal davon aus, dass es relativ leicht sein wird, ein paar Mitstreiter zu finden. Außer du bist Gru. Wobei … auch der hat ja mit den kleinen gelben Roboterlein ein passendes Team gefunden.

 

Stell dir dein Team zusammen (am besten Kolleginnen und Kollegen, mit denen du dich gut verstehst), hängt euch die Planungskomitee-Banderole um, als wärt ihr auf einer US-High-School und würdet gerade euren Abschlussball planen und legt los. Nur mit etwas weniger Kitsch und Tamtam. Ihr könnt also die Banderolen wieder abnehmen.

Der zentrale Punkt, der am Anfang jeder Eventplanung steht, ist das Wo. An welchem Ort soll eure Betriebsfeier stattfinden? Auf dem Firmengeländer oder in einer externen Location? Oder gar komplett im Grünen – als Teambuilding-Maßnahme?

 

Ich bin der Meinung, ein Unternehmenssommerfest sollte auch am Ort des Unternehmens stattfinden. Vor allem aus einem Grund: Damit dieser Ort in den Köpfen der Angestellten nicht ausschließlich mit Arbeit verbunden wird, sondern auch mit Spaß. Davon abgesehen hat so eine Feier auf dem Firmengelände auch einen schönen Nebeneffekt: Es spart Geld. Geld, das du an einer anderen Stelle rausballern kannst, als wärst du der große Gatsby.

 

Nichtsdestotrotz kann es sein, dass du dich nach einer externen Location umsehen musst. Wenn sich z.B. deine Arbeitsstätte in einem Wolkenkratzer in der Innenstadt befindet, wirst du mit größter Wahrscheinlichkeit nicht genügend Platz vor dem Gebäude haben, um ein ausgelassenes Straßenfest zu veranstalten, solange du keine Kontakte zu Klima-Klebern hast, die das Gelände weiträumig für euch absperren.

 

Und ein Sommerfest im Büro? Komm schon, das ist keine gute Idee. Ein Sommerfest sollte auch das halten, was es verspricht: Spaß im Freien.

Bevor du Pestmasken oder Elvis-Kostüme für die Belegschaft kaufst, solltest du einen Schritt zurückgehen und dich fragen, ob es ein bestimmtes Motto gibt, unter dem euer Sommerfest stehen soll. Denn wie das tapfere Schneiderlein schlägt die Unternehmensführung gerne einmal mehrere Fliegen mit einer Klatsche.

 

Als nach Beendigung der Corona-Pandemie wieder gefeiert wurde, was das Zeug hielt, wurden viele Firmenfeiern kurzerhand zum Potpourri der Anlässe. Aus dem Sommerfest wurde dann die Weihnachts-Jubiläums-Teambuilding-Verkaufszahlenmeilenstein-Mitarbeiterehrungs-Feier. Gut, der Nachholbedarf aus den Pandemiejahren ist vermutlich abgeschlossen.

 

Dennoch werden nach wie vor Sommerfeste gerne mit bestimmten Anlässen kombiniert. Oder sagen wir, sie werden zumindest dafür genutzt, um sich bei bestimmten Angestellten für ihre Diensttreue zu bedanken, scheidende Mitarbeiter zu ehren und ihnen alles Gute für die Zukunft zu wünschen, einen Verkaufsrekord oder ein Jubiläum mitzufeiern oder ein neues Firmengebäude /-gelände einzuweihen.

 

Ein gerne genommenes Thema für Betriebs-Sommerfeste sind kleine Volksfeste (= Kirmes / Rummel, falls du nördlich des Weißwurst-Äquators arbeitest). Also Festzelt, Fahrgeschäfte, Nippes-Stände und jede Menge Alkohol.

Kommt drauf an, auf welchem Platz Deutschland in der Gruppe landet.

 

Werden sie Gruppenerster oder Gruppenzweiter, brauchst du dir über das Achtelfinale (ja … toll ... diesmal gibt’s auch bei der EM ein kaum unnötiges Achtelfinale) keine Gedanken machen. Beide finden am 29.6., einem Samstag statt.

 

Falls DIE MANNSCHAFT, Moment … so nennen sie sich ja nicht mehr … falls Deutschland Gruppendritter wird, wird es konfus. Zählen sie zu den besten vier Gruppendritten, findet deren Achtelfinale entweder am Sonntag, den 30.6., am Montag, den 1.7. oder am Dienstag, den 2.7. statt. Die genaue Logik, welches Team welchen Tag erhält, ist für mich nicht erkenntlich. Auch meine Recherche hat mir kein zufriedenstellendes Ergebnis geliefert. Vermutlich wird es nicht gelost, sondern auf klassische Schulhofmanier geklärt: mit Schere-Stein-Papier.

 

Zählen sie zu den schlechtesten vier Gruppendritten, ist der Traum vom EM-Titel vorbei und Mario Balotelli wird vor seinem Fernseher den Presslufthammer rausholen.

 

Werden sie Gruppenletzter …

Nein, das kann ich mir einfach nicht vorstellen. Ich tippe auf Platz 1 oder 2 mit Siegen gegen Schottland und die Schweiz und einem Unentschieden gegen Ungarn.

 

Falls ich Recht behalte, habe ich ein Bier bei eurem Sommerfest gut. Auch wenn du mich gar nicht buchst, werde ich vorbeikommen und mein Bier einfordern. Also schreib mir einfach kurz eine E-Mail, dass du den Artikel gelesen hast. Danke.

 

Die vier Viertelfinalspiele werden am Freitag, den 5.7. und Samstag, den 6.7. ausgetragen.

Die Halbfinals am Dienstag, den 9.7. und Mittwoch, den 10.7.

Das Finale steigt an einem Sonntag (14.7.).

 

So. Eine ganze Menge an Terminen, die schon einmal flach fallen. Und dass WM- / EM-Turniere selbst beim weiblichen Geschlecht ein plötzliches Interesse für einen Sport, der sie ansonsten 0,0 interessiert, wecken können, wissen wir seit dem Sommermärchen 2006. Es wird also nicht nur die männliche Belegschaft größtenteils fehlen, sondern womöglich fast die gesamte Belegschaft.

 

Aaaaber – ihr könntet natürlich auch gerade das zu eurem Motto machen. Also nicht das Fehlen der Belegschaft, sondern die EM. Organisiert eine Leinwand, einen Beamer und bindet ein Public Viewing in euer Sommerfest mit ein.

Nach den beiden letzten Freundschaftsspielen gegen Frankreich und Holland, gehe ich davon aus, dass die EM kein Trauerfest wird und ihr ausgelassen feiern könnt. Aufgrund der schlechten Vorhersagbarkeit, auf welchem Gruppenplatz Deutschland letzten Endes landet, würde ich mich aber auf eines der Vorrundenspiele fokussieren, falls ihr alle gemeinsam dem Bundesyogi beim Nasebohren zuschauen möchtet. Oder wenn er sich in seine Hose … Ach ne, die Zeiten sind ja zum Glück vorbei.

 

So weit, so gut. Steht euer Termin, kannst du zu Schritt 5 übergehen und dich um die Versorgung kümmern.

Was die flüssige Versorgung anbelangt, eignen sich mehrere Stationen. Selbstverständlich darf dabei eines der Grundnahrungsmittel der Bayern nicht fehlen: Bier. Für die späteren Abendstunden animiert eine Cocktailbar, nochmal Gas zu geben.

 

Softdrinks, für die, die ohne Alkohol Spaß haben wollen (wobei sie den Zucker auch besser investieren könnten). Tatsächlich solltest du aber auch an ausreichend Wasser denken, damit die Gäste zwischendurch die Möglichkeit haben, etwas runterzukühlen. Was den Alkoholpegel anbelangt. Denn jeder Ballermann-Tourist weiß: Alkohol in Kombination mit Hitze haut rein wie Klitschkos Rechte. 

Um ein bisschen aus dem Nähkästchen zu plaudern … Ich war selbst lange Zeit in einer Band aktiv. Wir haben eigene Musik gemacht und nicht die Charts der 70er bis 2000er gecovert. Von dem her wurden wir für Firmenfeiern eher selten gebucht. Und wenn, war es meist eine zähe Angelegenheit und Stimmung kam nicht so richtig auf. Für eine Firmenfeier sind dann doch eher die TOP-40-Coverbands geeignet – je nach Belegschaft. Besteht die Belegschaft größtenteils aus Ü-50, kann eine Coverband die geeignete Wahl sein.

 

Ist sie jünger, darf es durchaus lässiger sein. Ein DJ, der eine sanfte House-Dance-Mischung auflegt, sorgt für den richtigen Vibe und bewahrt dich vor nervigen Ohrwürmern, die dir während der Karussellfahrt beim Einschlafen die Nerven rauben.

 

In jedem Fall benötigt es jedoch eine anständige Soundanlage, die du beim ortseigenen Verleih meist für wenig Geld besorgen kannst.

Die Neverland-Ranch in anständig

 

Denk daran, dass nicht nur die Angestellten euer Fest besuchen werden, sondern auch der Anhang mitkommt. Also durchaus auch wirklich kleine Gäste. Damit sie nicht vor Langeweile quengeln, solltest du auch für sie etwas zum Zeitvertreib bereitstellen. Besonders beliebt sind Hüpfburgen und kleine Karusselle. Zur Not tut es auch ein Clown oder jemand der „Kinderschminken“ anbietet.

 

Und was für die kleinen Gäste gilt, gilt auch für die großen.

Wie wäre es z.B. mit einem Boxautomat, bei dem die Lauchs deiner Abteilung beweisen können, wie viel Schmalz in ihren Drähten steckt?

 

Einem Hau den Lukas, bei dem die Holzfällerkollegen vom Dorf ihren Mann stehen können?

 

Oder einer Fotobox, mit der ihr die (ungewollt) peinlichsten Momente des Tages für die Ewigkeit festhalten könnt?

 

Das sorgt für beständigen Spaß und bringt selbst das introvertierte Volk dazu, sich dem Gruppenzwang zu beugen.

 

 

Ach ja, ein bisschen Deko darf natürlich auch nicht fehlen.

Damit auch möglichst viele deiner Kolleginnen und Kollegen zum Sommerfest erscheinen, ist es wichtig, dass du ihnen den Termin – und wenn du magst das Motto und das Rahmenprogramm – in einer Einladung mitteilst.

 

Vergiss nicht, eine zeitnahe Deadline zur Rückmeldung zu setzen und die Bitte um eine Angabe, ob dein Kollege / deine Kollegin mit Schlepptau erscheint oder nicht.

Und wenn ja, wie viel Schlepptau wird er / sie mitbringen?

Damit es bei deinem Sommerfest keine bösen Überraschungen gibt, solltest du dich am besten mit dem Hausmeister und / oder einer mit Elektrizität bewanderten Persönlichkeit zusammensetzen, um zu klären, an welchen Stellen Strom (in welcher Stärke) und ggf. Wasseranschlüsse benötigt werden.

 

Solltest du dich bereits um einen externen Veranstaltungstechniker bemüht haben, hilft er dir bei diesem Punkt sicher gerne weiter. Bestimmt auch damit, wo Rettungswege freizuhalten sind und welche sonstigen sicherheitstechnischen Maßnahmen getroffen werden müssen.

 

Ebenso gilt es zu klären, welche Personen beim Aufbau helfen, welche Personen beim Fest welche Aufgaben übernehmen und wer am Ende den Scherbenhaufen wieder zusammenkehrt.

Tu dir selbst den Gefallen und übernehme nicht auch noch all diese Tätigkeiten. Erweitere dein Team um ein paar „freiwillige“ Helfer, die vor, während und nach der Feier mit anpacken.