Ehrlich gesagt, geht’s mir bei den Geburtstagen meiner eigenen Kinder nicht anders. Da bin ich offiziell Papa und nicht Caterer. Wobei ... eigentlich bin ich Papa, Caterer, Planer und Animateur. Und Seelsorger natürlich, falls es Tränen gibt, weil das falsche Kind die Pinata geknackt hat.

 

Gefühlt arbeite ich da härter als auf so manchem Event. Nur dass ich dort nicht bezahlt werde, sondern bezahlen muss und am Ende trotzdem die halbe Küche wie ein Schlachtfeld aussieht. Ach ... Küche ... das ganze Haus. Zum Glück hab ich nicht den halben Vortag nur geputzt und geräumt. (Hab ich doch).

 

Wie dem auch sei. 

 

Was schon bei den Kleinen nicht funktioniert, funktioniert bei den Großen umso weniger. 

Es gibt drei Hauptgründe, warum Gastgeber am Ende ihrer eigenen Feier aussehen, als hätten sie gerade einen Umzug gestemmt:

 

1. Zu viele To-Dos

 

Alles hängt an einer Person. Wenn der Gastgeber nicht dran denkt, passiert es nicht. Das gilt für fehlende Servietten genauso wie für vergessene Mitternachtssnacks.

 

2. Strikte Zeitpläne

 

Die Realität hat eine gewisse Vorliebe dafür, sorgfältige Excel-Tabellen zu ignorieren. Plötzlich kommt der Regenschauer, die Rede dauert doppelt so lange oder der Onkel erzählt spontan Anekdoten aus den 80ern und schon verschiebt sich der ganze Ablauf.

Aber es will doch jeder Tagesordnungspunkt abgearbeitet werden?!

 

3. Die innere Checkliste

 

Selbst wenn man mal fünf Minuten sitzt, denkt man schon an den nächsten Programmpunkt. Entspannen? Schwierig.

Ich habe schon Hochzeiten erlebt, die wirklich minutiös geplant waren – vom Eröffnungstanz bis zum Dessert. Aber spätestens nach einer Stunde lief es komplett anders.

Mal ehrlich: Kein Gast hat je gesagt, er hätte lieber am Plan festgehalten, statt spontan Spaß zu haben.

Ich bin kein Wedding Planner, kein Deko-Künstler und schon gar kein Magier (auch wenn manche Gäste nach dem dritten Teller felsenfest davon überzeugt sind).

Aber ich bin jemand, der seinen Job sehr organisiert angeht. Und gleichzeitig genug Humor hat, um spontan zu reagieren, wenn’s drauf ankommt.

 

Ich bin eine One-Man-Show. Kein Team im Hintergrund, das Teller spült oder Deko richtet. Alles, was beim Grünen Sepp auf den Tisch bzw. Teller kommt, geht durch meine Hände. 

Wenn ich zu einer Feier komme, will ich, dass du mehr als nur ein Teil deiner eigenen Party bist. 

 

Das bedeutet:

Du musst nicht in der Küche stehen, während dein Lieblingslied läuft.

Du musst dich nicht fragen, ob noch genug Essen da ist – das mache ich.

Du kannst spontan mit den Gästen anstoßen, ohne dass im Hintergrund etwas anbrennt.

Ich sage dir auch klar, wenn etwas nicht geht. Vor dem Event. 

 

Lieber eine ehrliche Absage zu einer unrealistischen Idee, als dass am Abend irgendwas schiefgeht. Ich arbeite nach klaren Linien und mein Ziel ist immer dasselbe: zufriedene, entspannte Gastgeber und begeisterte Gäste.

 

Es ist "nur" Essen, aber ich weiß, was ich damit bewirken kann.

 

Gutes Essen ist mehr als nur satt werden. Es startet Gespräche, hebt die Stimmung und prägt einen ganzen Abend.

Hier sind die Klassiker, die ich immer wieder beobachte:

 

Alles selbst machen wollen

 

Ich müsste lügen, wenn ich behaupte, ich mache nicht immer am liebsten alles selbst. Aufs Business bezogen ist das so. Privat freue ich mich riesig, wenn meine Kinder mal nicht ihre Socken durchs Haus pfeffern und ihren Teller abräumen. 

 

Bei einer Feier solltest du auf jeden Fall ein paar Aufgaben delegieren.

Das gilt umso mehr, wenn es sich bei der Feier um deine Hochzeitsfeier handelt. 

Der Cousin kümmert sich um die Getränke, die Trauzeugen koordinieren den Ablauf und geben den jeweiligen Programmpunkt bzw. "Anweisungen" über die Lautsprecheranlage durch. Die Mama organisiert das Kuchenbuffet.

So in der Art ...

 

Stell sicher, dass du bzw. ihr an diesem Tag möglichst wenige Rückfragen bekommt. 

Das erfordert zwar im Vorhinein etwas Planung, ermöglicht es aber, dass ihr den großen Tag umso mehr genießen könnt. 

 

Zu enge Zeitplanung

 

Ich verstehe den Drang, alles auf die Minute genau durchzuplanen. Schließlich möchte man, dass der Tag "perfekt" läuft.

Aber jede noch so sorgfältig aufgestellte Timeline wird früher oder später von der Realität eingeholt. Der Trauzeuge hält eine Rede, die statt fünf Minuten plötzlich zwanzig dauert, die Blumenmädchen sind noch nicht fertig, weil sie lieber Schnecken sammeln, oder Tante Erika entdeckt die Fotobox – und blockiert sie erstmal für eine halbe Stunde.

 

Mein Tipp: Plane nicht jede Minute zu. Baue bewusst Puffer ein.

Denn genau in diesen Lücken passieren oft die schönsten Dinge: spontane Tanzeinlagen, lange Umarmungen oder einfach mal in Ruhe das Geschehen beobachten.

 

Dein Event wird dadurch nicht chaotisch, sondern lebendiger und du kannst viel gelassener reagieren, wenn doch mal was klemmt.

 

Essen unterschätzen/überschätzen

 

"Ach, das reicht schon, so viel essen die Leute gar nicht" oder aber das krasse Gegenteil: "Lass uns für unsere 30 Gäste von jedem Gericht 30 Portionen machen".

Wenn du das erste Mal eine größere Feier planst und selbst die Essensmengen kalkulierst, wirst du zu einem dieser beiden Extreme tendieren. Und beide sind nicht gut.

Bei Variante 1 bleiben die Gäste hungrig. Das soll schon das ein oder andere Mal die zickige Diva in einem erweckt haben. Ich mein ja nur ...

Bei Variante 2 bleibt am Ende viel übrig. Dann muss zwar niemand hungrig nach Hause gehen, aber was machst du mit den ganzen Resten?

 

Erst wenn du zehn., zwanzig-, dreißigmal so eine Feier organisiert hast, bekommst du den Dreh raus, wie viel wirklich gegessen wird. 

Ich selbst habe auch ein Weilchen gebraucht, wobei ich mich eher von der oberen Grenze nach unten getestet habe.

 

Abgesehen von der Mengenkalkulation ist es natürlich auch eine Frage, wie das Essen logistisch auf die Teller kommt.

 

Ein Foodtruck bietet hierfür gleich mehrere Vorteile:

• Kein ewiges Tischdecken nötig - Die Speisen werden einfach direkt auf den Tellern ausgegeben und jeder schnappt sich selbst das Besteck dazu. 

• Kein Warmhalten im Hinterzimmer und ständiges Kontrollieren - Das Essen kommt frisch aus der mobilen Küche.

• Keine komplizierte Küchenlogistik, die dich oder dein Team vom Feiern abhält - Der Foodtruck ist der Anlaufpunkt.

Und ganz ehrlich: Es ist ein Unterschied, ob man in einer stickigen Küche schwitzt und das Gefühl hat, die eigene Kleidung riecht extrem nach Essen. 

 

ODER mit einem Drink in der Hand den Gästen beim Genießen zuschaut.

Gutes Essen ist immer ein Stimmungsträger und es sollte nicht der Punkt sein, an dem man spart oder improvisiert. 

Ansonsten: Ein paar Laibe Brot und Leitungswasser erfüllen auch ihre Aufgabe. 

 

Keinen Plan B haben

 

Es gibt ein Gesetz, das bei Veranstaltungen fast immer gilt: Irgendwas geht schief. 

Und das ist gar nicht so schlimm. Vorausgesetzt, man hat Ausweichmöglichkeiten. 

 

Es gibt nicht umsonst den Begriff "höhere Gewalt". Gegen die höhere Gewalt kommst du nicht an. Du musst dir einfach nur etwas überlegen, wie du nicht ihr Opfer wirst. 

Du kannst die beste Feier der Welt organisieren, aber wenn du den Abend damit verbringst, Gläser gerade zu rücken und Servietten zu falten, wirst du dich am Ende nur an eines erinnern: den Rückenschmerz.

 

Hier meine fünf persönlichen Anti-Stress-Tipps, damit du nicht zum Statisten auf deiner eigenen Party wirst:

 

1. Früh genug loslassen – Perfektion ist ein Gerücht.

 

Es gibt keine perfekte Feier. Hör auf, nach ihr zu suchen. Niemand wird später sagen: "War ja ganz nett, aber die Kerzen waren nicht symmetrisch." Falls doch, darfst du diese Person getrost von der nächsten Gästeliste streichen.

 

2. Aufgaben klar abgeben  und nicht heimlich doch selbst machen.

 

Wenn Onkel Horst den Grill übernimmt oder die Trauzeugin den Sekt verteilt, dann lass sie. Renn nicht alle fünf Minuten vorbei, um "nur mal zu schauen". Vertrauen ist hier das neue Zen.

 

3. Puffer einplanen – Verzögerungen sind keine Katastrophe.

 

Die Band kommt später, die Torte hängt noch im Verkehrsstau oder Tante Gerda erzählt eine halbstündige Geschichte über ihre Zimmerpflanzen. Mit genug Luft im Zeitplan ist das alles halb so wild und oft sogar unterhaltsam.

 

4. Gäste einbinden – sie wollen helfen (wirklich!).

 

Manche Gäste blühen richtig auf, wenn sie was zu tun bekommen. Ob Dessert verteilen, Playlist starten oder im Garten die Lichterkette einstecken - kleine Jobs machen Spaß und entlasten dich.

 

5. Essen outsourcen – dein Herd wird’s dir danken.

 

Statt dich zwischen Kochtopf und Kühlschrank zu verausgaben und stundenlang zu kochen, gönn dir einen Caterer. Kein Warmhaltechaos, kein "Oh Mist, die Sauce brennt an", kein Rennen mit vollbeladenen Tellern.

Einfach hinsetzen, genießen, lachen. So wie’s sein sollte.

Ich kann nicht verhindern, dass der Onkel das Buffet in der falschen Richtung stürmt.

Ich kann auch nicht verhindern, dass der Wetterbericht lügt.

 

Aber ich kann dafür sorgen, dass du nicht nur der Regisseur im Hintergrund bist, sondern mitten drin.

Lachend, anstoßend, essend.

Denn am Ende geht es nicht um die perfekte Sitzordnung oder das akkurat gefaltete Salatblatt.

 

Es geht um Geschichten, Lacher und Momente, die bleiben.

Alles andere übernehme ich gerne.